为进一步规范学校对国际会议的管理工作，鼓励和支持二级学院（部、所）积极主办或承办国际会议，特别是大型的、国际一流水平的国际学术会议，现根据教育部《关于来华举办国际会议管理细则》和财政部《在华举办国际会议经费管理办法》等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第一章 国际会议的界定和原则

第一条本办法所称的国际会议是指以西安医学院名义主办、承办或合办的有来自3个（含）以上不同国家或地区（不含港、澳、台地区）代表出席的学术研讨会、论坛、报告会等学术类会议和工作年会、交流会、例会等非学术类会议。

第二条学校鼓励举办有利于促进我校教育事业发展，有利于提高学校国际声望、学科声誉，且具有较高专业水平的学术性会议。

第三条不得举办涉及领土主权、人权、民族和宗教、意识形态问题以及其他敏感问题的国际会议；不得举办内容重复、空泛、无明确目标的国际会议。原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使（领）馆人员参加国际会议，如确有必要邀请，须经省级主管部门批准同意后再向对方确认。

第二章 组织管理

第四条学校对举办国际会议实行审批管理，未经批准，任何单位、个人不得以西安医学院名义擅自主办、承办或合办国际会议。

第五条二级学院（部、所）是申报和举办国际会议的主体，应在国际会议的筹办、举行和工作总结等各阶段中发挥主体作用。

第六条国际合作与交流办公室（港澳台事务办公室）是学校国际会议的归口管理部门，负责国际会议的审核与申报工作。

第三章 申报与审批

第七条拟举办国际会议的单位须在会议召开前至少6个月向国际合作与交流办公室（港澳台事务办公室）提交申报材料。（附件1《西安医学院举办国际会议申请书模板》和附件2《西安医学院举办国际会议申报表》）

第八条人文社科类国际会议由党委宣传部先行审批，自然科学类国际会议由科技处先行审批。

第九条国际会议申报材料由国际合作与交流办公室（港澳台事务办公室）审核，提交院长办公会审议通过后，上报省教育厅和省外办审批。申请获正式批复后，方可开始进行筹备工作。由其他单位主办、我校承办的国际会议，须提供主办单位委托函及其所属省部级部门的会议批件。

第十条若有台湾学者参加，举办单位应单独向港澳台事务办公室（国际合作与交流办公室）报备，提供其姓名、性别、单位、职务、研究方向等信息，由港澳台事务办公室（国际合作与交流办公室）进行专项报批。

第四章 经费管理

第十一条举办国际会议应强化预算，厉行节约，科学、规范、合理地编制和申报国际会议经费预算，并将会议收支事先纳入年度预算，根据“谁组织，谁承担”的原则实行分类管理。

第十二条举办国际会议原则上应由主办或承办单位自筹经费，以会养会，尽量减少国家或学校经费（包括各类科研经费）的支出，应贯彻“勤俭办外事”原则，讲求实效，从严控制。

第十三条国际会议的收入范围包括：会议注册费、国际组织专项资助、上级专项拨款、赞助收入和其他收入。各项收入必须统一纳入预算管理，单独核算。

第十四条国际会议的支出范围包括：场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他经上级部门批准的支出。

第五章 过程及成果管理

第十五条会议筹备、举办过程中，各申办单位应及时向国际合作与交流办公室（港澳台事务办公室）通报工作进展情况，发现问题及时处理，重大问题及时上报。

第十六条会议如需邀请媒体、记者，各申办单位应将邀请单位及人员名单上报党委宣传部审核，审核通过后方可发送邀请函。会议相关新闻须经党委宣传部审核通过后方可对外发布。

第十七条国外学者拟在会议中发表的演讲、论文等须由申办单位初审后报国际合作与交流办公室（港澳台事务办公室）审核。

第十八条会议期间，申办单位应约束我方与会代表坚持内外有别原则，严格遵守保密制度，所发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均须符合公开规定。

第十九条会议期间，各申办单位应协同保卫处、校医院等做好安全及医疗保障工作，制定应急预案，确保会议安全顺利召开。

第二十条会议结束后1个月内，主办单位负责人须将会议总结、影像资料、新闻报道、论文集提交至国际合作与交流办公室（港澳台事务办公室）备案。会议总结应如实反映会议内容与成果，突出会议学术水平评价和效益评估，对会议当中存在的问题提出相应的建议。

第六章 附 则

第二十一条各附属医院举办国际学术会议，应提前1个月，参考附件要求向国际合作与交流办公室（港澳台事务办公室）进行报备。

第二十二条本管理办法自发布之日起施行,由国际合作与交流办公室（港澳台事务办公室）负责解释。未尽事宜，遵照省教育厅、省外办相关规定执行。